「店舗の業務を効率化したい！デジタルとアナログを上手に使い分ける店舗運営」【PR】
こんにちは、HOT DOG STUDIOの代表をしています、伊藤敬介です。
HOT DOG STUDIOはペット事業を営む会社として2022年8月に創業し、犬とオーナー様向けの製品を企画・製造・仕入・販売しています。
コロナ禍を契機に新たに犬を家族の一員に迎える方が増え、時を同じくしてペット業界でもデジタル化が進み、今ではさまざまなペット用品をオンラインで購入できるようになりました。
一方で、愛犬家の方々の中には、オフライン店舗でのお買い物を好む方も多くいらっしゃいます。ある人は、食生活に悩みを抱える我が子に合う製品を店員さんに細かに尋ね、真剣に吟味。またある人は、週末のお出かけに着ていくためのウェアを、楽しそうにいくつも試着。愛犬とともにお気に入りのお店を訪ねて、さまざまな商品を直接手に取りながら、日々お買い物を楽しんでいます。
そんな中、HOT DOG STUDIOとしてもオフラインでの直営店舗運営から事業を出発させたいと思い、今年2023年に直営実店舗を都内で2店舗「学芸大学」と「表参道」に出店しました。
それぞれの店舗では、数あるペット用品店からHOT DOG STUDIOを選んでいただき、来店してくださった方にとって特別な体験になるよう、オペレーションを構築しています。買い物をするプロセスの中でストレスを感じさせず、それぞれの商品を買うことに納得感を、帰宅後の開封時や使用の際には特別な喜びを感じてもらえるように、きめ細かな設計を心がけ、改善を行っています。
店舗運営は少しずつ軌道に乗り、お客様はもちろん、内部オペレーション側でもペット業界内の取引先や、自社の店舗スタッフなど、社内外で事業に関わる人が増えてきました。拡大する中で最近悩みになってきているのが、アナログな業務処理の多さと煩雑さです。
自分は昨年独立する直前まではスタートアップと言われるような企業に在籍していたこともあり、社内の業務管理は基本的にデジタル化で進めてきました。一方で、アナログ接点である店舗運営のオペレーション上では、アナログな方が便利であることも少なくありません。そもそも物理的に紙を経由しないと成り立たないことも多々あり、ペーパーベースの情報・オペレーション管理が発生しています。
このような状況下では、事業全体管理(=デジタル)と店舗運営(=アナログ)の間で情報の分断が起きてしまうことが少なくありません。店舗側の数字や状況を把握しづらかったり、オペレーション上、上手く連携できずにトラブルが発生してしまったり、いくつかの歪みが出てきてしまっていることを感じています。
そこで現在は、店舗オペレーション上のデータをデジタル情報として管理したり、店舗のアナログオペレーションをデジタルでサポートしたりと、上記の悩みの解消に取り組んでいます。この記事では、具体的な方法を紹介していきたいと思います。
*この記事はAdobe Acrobat オンラインツールのPRを含みます。
手書きのオーダーシートをPDFで管理
店舗で販売する商品の中に、お客様からサイズや名入れ、加工のオーダーを承って生産し、お届けするタイプのものがあります。オペレーション上はiPad等でお客様に入力いただくことも可能ですが、お客様にとっては手書きでサッと書く方が圧倒的に手間がなく、ストレスも少ないので、あえて手書きのオーダーシートにしています。
このオーダーシートはこの後注文として取りまとめて、生産してくださる取引先様に情報をお渡ししなければなりません。また、オーダーいただいたお客様から問い合わせがあった際には、過去の注文をさかのぼる必要もあるため、情報として保管しておく必要があります。
これらの流れをスムーズにするため、「手書きシートのPDF化とファイルの一元化」を行っています。ここで使用するのが、Adobe Acrobat オンラインツールです。弊社では、以下のような手順でオペレーションしています。
ステップ1: Adobe Scanを使用してオーダーシートをPDF化
最初に、お客様から受け取った手書きのオーダーシートを、店舗スタッフがスマートフォンアプリ「Adobe Scan」でスキャンします。Adobe Scanアプリを使うと、シートのデータを簡単にPDF化できます。
ステップ2: PDFファイルを結合
次に、同じアドビのAcrobat オンラインツールを使用して、これらのPDFファイルを1つに結合します。「PDFを結合」機能を使用し、変換した各オーダーシートのPDFファイルを追加していきます。
ステップ3: ファイルを保存して完了
結合が完了したら、1つに統合されたPDFファイルを保存します。これで、お客様ごとにバラバラだった紙のオーダーシートを、店舗全体のオーダーとして、1つのファイルにまとめることができました。
これで、手書きのオーダーシートをPDFに変換し、1つのファイルに結合する手順が完了しました。月ごとにオーダーシートをまとめて社内のドライブに保存しておくことで、発注内容をいつでも振り返れるようになっています。
取引先のカタログPDFを編集してスムーズに発注
海外からの商品の輸入を行う際、とある取引先から、オーダーフォームがPDF形式で送付されてきました。これらに手書きで数字を入れて返送すればオーダーはできます。しかし、我々としてはオーダー金額を手元で確認するため、個数や単価、外貨の日本円換算などを計算したいところ。Excelシートを先方に問い合わせてもらうこともできますが、海外の取引先だと時差もあって、すぐには手に入らないこともあります。そこで、このPDF形式のオーダーシートをExcel形式に変換し、オーダーを計算しようと思います。
ステップ1: Excel形式に変換
Acrobat オンラインツールでは、PDFをExcel形式に変換することが可能です。「PDFをExcelに変換」機能でPDFファイルをアップロードすることで、データはExcelファイルに変換されます。
ステップ2: Excelを使ってオーダー金額を計算
Excelファイルを開き、必要な列に対して計算式を追加して、各商品の合計金額を計算します。
ステップ3: 取引先に共有
最後に、計算が完了したExcelファイルをPDF化して取引先に共有して、発注を行います。
これで、手書きのオーダーシートをAcrobat オンラインツールを活用してExcelに変換し、個数と単価を計算する手順が完了しました。
バーコードシールを編集・補正
店舗のPOSシステムには、ECサイトとの情報連携に強みがあることから、「Shopify POS」を使用しています。POSで管理している商品情報からバーコードシールの出力をすることもできるので、とても便利です。
一方でShopifyサービスは、日本へのローカライズがまだ完全ではない面もあります。バーコードシール出力においても、ところどころ日本語に最適化しきれておらず、日本語の商品名などが上手くデータとして出力されないことがあります。
そこでAcrobat オンラインツールを使用して、上手く反映されていない情報を補正してバーコードシールの出力を行っています。
ステップ1: ShopifyでのPDF出力
最初に、Shopifyの管理画面から各製品のバーコードシールを出力します。するとやはり、いくつかの商品名がエクスポートされません。
ステップ2: 商品名をPDFに追記する
上記PDFファイルに対し、Acrobat オンラインツール「PDFを編集」の機能を使用して、正しい商品名をコメント形式で追記します。
ステップ3: PDFとして保存し、シールとして出力
修正が終わったら、Acrobat オンラインツールで編集したデータをPDFとして保存します。保存後、正しいデータが含まれたPDFがダウンロードできます。
これで、Shopifyで出力されたPDFのデータをAcrobat オンラインツールで編集し、正確なバーコードシールを作成する手順が完了しました。
アナログな業務こそ、Acrobatオンラインツールを使って業務効率アップ・適切な管理を！
HOT DOG STUDIOの店舗業務の中には、デジタルを活用することで効率化されることや、正しい管理がしやすくなることがまだまだあると感じています。
中でも、ペーパーワークについては上手くPDFを活用することで、よりスムーズかつ快適に仕事を進めていけるようになると感じており、今後も使い方をさらに広げていくつもりです。
これからもAcrobat オンラインツールをどんどん活用していこうと思います！